Sposób, kolejność przyjmowania i załatwiania spraw
Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw regulują:
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2012r. w sprawie trybu nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U.2013.69 ze zm.);
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U.2019.1141);
- Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS z 2019 roku, poz. 138 ze zm.).
Pisma wszczynające sprawy sądowe wpływają do Sądu Rejonowego za pośrednictwem urzędu pocztowego lub bezpośrednio do Biura Podawczego.
Na każdym piśmie bezpośrednio wpływającym do Biura Podawczego Sądu pracownik zamieszcza adnotację zawierającą nazwę sądu, datę i godzinę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo, wraz z kopertą, w której pismo zostało nadesłane. Na żądanie osoby wnoszącej pismo, pracownik Biura Podawczego przyjmuje je, poświadczając jego przyjęcie na kopii pisma lub w książce doręczeń.
Wszelkie pisma i przesyłki sądowe wysyłane są z Sądu Rejonowego przez Biuro Podawcze. Pisma wysyłane przez Sąd doręczane się adresatowi za potwierdzeniem odbioru.
Cała dostarczona korespondencja jest rejestrowana we właściwych urządzeniach ewidencyjnych, sortowana i przekazywana dalej do właściwych komórek organizacyjnych (prezesa sądu, oddziałów oraz wydziałów).
Pisma wszczynające sprawy merytoryczne (pozwy), dla których załatwienia został powołany sąd, po przekazaniu do właściwych wydziałów, Kierownik Wydziału przedstawia Przewodniczącemu Wydziału. Przewodniczący Wydziału dekretuje pisma, określając tryb ich załatwienia, przekazuje następnie wraz z przydziałem do sędziego i odpowiedniego referenta.
Sprawa toczy się w postępowaniu sądowym, zgodnie z wymogami prawa formalnego właściwego dla rodzaju sprawy, aż do ostatecznego załatwienia. Za ostateczne rozwiązanie sprawy sądowej przyjmuje się prawomocny wyrok lub inne prawomocne postanowienie kończące sprawę.
Pisma wszczynające sprawy wpływające do oddziałów sądu, po przekazaniu ich z biura podawczego do właściwej komórki są rejestrowane według podziału rzeczowego, zgodnie z wykazem haseł jednolitego rzeczowego wykazu akt. Usprawnia to organizację pracy i tempo załatwiania spraw. W korespondencji narastającej w toku sprawy zainteresowane strony (obywatele, urzędy, stowarzyszenia) posługują się znakiem sprawy jaki nadano pierwszemu pismu nadającemu bieg postępowaniu. Załatwienie sprawy, poprzez udzielenie odpowiedzi stronie postępowania lub inne rozstrzygnięcie jest rejestrowane w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych, a wszystkie pisma o tym samym znaku tworzą akta sprawy.